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Versión 0.1 · Actualizada el 11 de septiembre de 2026

Política de Privacidad de Financebit

Esta Política explica, en lenguaje claro, cómo ALEMCOGOLDEN S.A.S. trata los datos personales relacionados con Financebit.

1. Quién presta el servicio y cómo contactarnos

Financebit es una plataforma tecnológica prestada por:

Para consultas sobre privacidad o para ejercer derechos sobre datos personales, puede escribir a ventas@financebit.ec.

2. A quién se aplica esta Política

Esta Política se aplica a quienes visitan el sitio web, crean una cuenta, prueban o contratan Financebit, utilizan sus módulos, solicitan soporte o se comunican con ALEMCOGOLDEN S.A.S. También explica el tratamiento de datos de clientes, proveedores, emisores, receptores u otras personas que un usuario incorpora a su espacio de trabajo.

Financebit está orientado principalmente a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, sin perjuicio de que otros usuarios autorizados puedan utilizar las funciones disponibles.

Dentro de la aplicación, “Titular” identifica al perfil tributario asociado a un RUC. Esta denominación comercial no debe confundirse con el titular de datos personales, que es la persona natural a quien corresponden los datos conforme a la legislación aplicable. Una cuenta puede administrar varios Titulares tributarios bajo el mismo plan.

3. Nuestro papel y el papel del usuario

ALEMCOGOLDEN S.A.S. actúa como responsable del tratamiento cuando decide cómo y para qué se utilizan los datos necesarios para registrar cuentas, autenticar usuarios, administrar planes y pagos, proteger la plataforma, prevenir usos indebidos, atender soporte, mejorar Financebit y cumplir obligaciones legales propias.

Cuando un usuario incorpora datos de sus clientes, proveedores, trabajadores u otras personas para administrar su actividad, normalmente el usuario determina la finalidad de ese tratamiento y actúa como responsable. En ese contexto, ALEMCOGOLDEN S.A.S. actúa como encargado, trata los datos para prestar el servicio conforme a las instrucciones del usuario y utiliza proveedores tecnológicos autorizados bajo obligaciones aplicables de confidencialidad, seguridad y tratamiento limitado.

El usuario debe contar con una base legítima para cargar y utilizar datos de terceros, informarles cuando corresponda y respetar sus derechos. Si recibimos una solicitud relacionada con datos tratados por cuenta de un usuario, podremos remitirla o coordinar su atención con ese usuario, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan a ALEMCOGOLDEN S.A.S.

4. Qué datos podemos tratar

Según las funciones utilizadas, Financebit puede tratar las siguientes categorías:

  1. Identificación y contacto: nombres, apellidos, correo electrónico, teléfono, uno o más RUC, razón social o nombre comercial y datos asociados a cada Titular tributario vinculado.
  2. Cuenta y seguridad: identificadores internos, credenciales protegidas, códigos de verificación, sesiones, dirección IP, dispositivo, fechas de acceso, registros de actividad e información necesaria para prevenir fraude o accesos no autorizados.
  3. Contratación y pagos: plan o módulos contratados, fechas de prueba, activación, vencimiento, renovación o cancelación, importes, referencias y estado de la transacción, facturación del servicio y comunicaciones relacionadas. Los datos completos de tarjeta se ingresan directamente en el entorno del proveedor de pagos habilitado y no deben ser enviados a Financebit por correo, chat o soporte.
  4. Información tributaria, financiera y comercial: comprobantes electrónicos, XML, PDF, compras, ventas, retenciones, movimientos, estados de cuenta, presupuestos, cuentas por cobrar, inventario, productos, cotizaciones, categorías, saldos y respaldos incorporados por el usuario.
  5. Datos de terceros incluidos en documentos: identificación, RUC o cédula, dirección, correo, teléfono, descripción de operaciones, valores, impuestos, formas de pago y demás información contenida en comprobantes o registros administrados por el usuario.
  6. Información obtenida mediante el flujo asistido del SRI: RUC, períodos, comprobantes seleccionados, archivos descargados, estado de los documentos, metadatos del proceso y registros necesarios para ejecutar y verificar la carga solicitada por el usuario.
  7. Firma electrónica: certificado de firma, identificadores del certificado, contraseña proporcionada para utilizarlo y registros de las firmas ejecutadas. El certificado y su contraseña se protegen mediante cifrado y controles de acceso y se utilizan únicamente para firmar los comprobantes cuya emisión instruya el usuario.
  8. Automatización e inteligencia artificial: contenido y datos derivados de comprobantes, proveedores, categorías, cuentas, descripciones, mensajes enviados al copiloto, contexto funcional limitado, resultados, correcciones y registros necesarios para trazabilidad y mejora.
  9. Soporte y comunicaciones: solicitudes, mensajes, archivos que el usuario decida adjuntar, respuestas y antecedentes necesarios para resolverlas.
  10. Navegación y preferencias: páginas visitadas, referencia, características generales del dispositivo, métricas técnicas, idioma y preferencias guardadas localmente.

Financebit no solicita que el usuario entregue por correo, formulario o chat la contraseña de su cuenta del SRI.

5. De dónde obtenemos los datos

Los datos pueden provenir:

Cuando se incorporen datos de otra persona, quien los carga declara que tiene autorización, representación u otra base legítima suficiente para hacerlo.

Al incorporar cada Titular tributario, Financebit puede registrar el usuario que realizó la vinculación, el RUC, la fecha, la declaración de titularidad, representación o autorización y la evidencia técnica razonable de esa acción. La información financiera, tributaria, comercial, el certificado y la configuración de cada Titular se mantienen asociados a ese RUC para evitar mezclas entre perfiles.

6. Para qué usamos los datos y con qué fundamento

Finalidad Fundamento aplicable
Crear la cuenta, verificar el correo, gestionar la prueba, comprobar la elegibilidad única de cada RUC y atender solicitudes previas a la contratación Medidas precontractuales solicitadas por el usuario e interés legítimo en evitar la repetición indebida del beneficio, sujeto a evaluación y minimización
Prestar los módulos contratados, conservar el espacio de trabajo, organizar información, emitir comprobantes y atender soporte Ejecución del contrato
Facilitar la descarga y carga de información tributaria solicitada por el usuario Ejecución del contrato e instrucción documentada del usuario; cuando existan datos de terceros, tratamiento por encargo
Custodiar y utilizar el certificado para firmar los comprobantes que el usuario ordene emitir Ejecución del contrato y autorización específica de uso otorgada por el usuario
Procesar pagos, emitir comprobantes por el servicio y mantener registros contables o tributarios propios Ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales
Autenticar, proteger cuentas, controlar accesos, mantener continuidad, prevenir fraude e investigar incidentes Ejecución del contrato, obligaciones de seguridad e interés legítimo en proteger la plataforma y a sus usuarios
Clasificar información, generar sugerencias, operar el copiloto y permitir revisión y corrección Ejecución del contrato
Aprender de correcciones para mejorar sugerencias del mismo RUC y producir señales generales de mejora Ejecución del servicio e interés legítimo de mejorar su calidad, sujeto a evaluación, minimización y derechos del titular
Medir estabilidad, rendimiento y uso agregado para mantener y mejorar Financebit Interés legítimo sujeto a minimización y evaluación
Enviar publicidad o promociones no solicitadas como parte del servicio Consentimiento separado, cuando se implemente este canal
Atender derechos, requerimientos de autoridad, disputas, auditorías y defensa de reclamaciones Cumplimiento de obligaciones legales y ejercicio o defensa de derechos

Cuando un tratamiento se base en consentimiento, este podrá retirarse sin afectar el tratamiento realizado legítimamente antes de su retiro. La aceptación de los Términos y Condiciones no se utiliza como un consentimiento general para cualquier finalidad.

7. Datos necesarios y consecuencias de no proporcionarlos

Los campos identificados como obligatorios son necesarios para crear y proteger la cuenta, identificar cada Titular tributario, verificar la facultad declarada para administrarlo, prestar la función elegida, contratar o cumplir una obligación legal. Si el usuario no los proporciona, es posible que no podamos crear la cuenta, vincular un RUC, activar un módulo, procesar el pago, firmar o emitir un comprobante o atender la solicitud correspondiente.

Los datos opcionales se identificarán como tales. No deben cargarse datos que no sean necesarios para la finalidad buscada.

8. Cómo funciona la descarga asistida desde el SRI

El ingreso al portal del SRI lo realiza directamente el usuario desde su navegador local. Financebit facilita, desde ese entorno controlado por el usuario, la navegación, selección y descarga de los documentos que este solicita y posteriormente carga a la aplicación los archivos y metadatos seleccionados.

La contraseña, las cookies y el token de la sesión del portal del SRI no se envían a los servidores de Financebit. El usuario conserva el control del inicio de sesión y debe cerrar la sesión del SRI cuando termine.

Antes de iniciar la operación, Financebit podrá registrar la instrucción del usuario, el RUC, el período o alcance solicitado, la fecha, la cuenta que ejecutó la acción y su resultado. Si el usuario trabaja sobre el RUC de otra persona o entidad, confirma que posee autorización suficiente para hacerlo.

El SRI es una autoridad pública y una fuente o destinatario independiente de información tributaria; no actúa como encargado de ALEMCOGOLDEN S.A.S.

9. Firma electrónica y comprobantes reales

Para utilizar la facturación electrónica, el usuario puede cargar un certificado y proporcionar la contraseña necesaria para usarlo. Financebit conserva ambos elementos protegidos mediante cifrado, separación lógica, controles de acceso y trazabilidad, y los utiliza para firmar los documentos cuya emisión ordene el usuario dentro de la plataforma.

Esta contraseña corresponde al certificado de firma y es distinta de las credenciales de acceso al portal del SRI. Financebit no necesita ni solicita la contraseña del portal del SRI para firmar comprobantes.

Antes de cada emisión, el usuario debe revisar emisor, receptor, descripción, valores, impuestos, forma de pago y demás contenido. Los comprobantes emitidos durante la prueba gratuita son reales cuando se utiliza el ambiente de producción y no se anulan por el solo hecho de terminar la prueba o cancelar el servicio.

10. Automatización e inteligencia artificial

Financebit utiliza reglas automatizadas e inteligencia artificial para organizar información, clasificar comprobantes y proveedores, sugerir o aplicar categorías y cuentas, responder consultas y preparar borradores o acciones sujetas a confirmación.

Para estas funciones pueden procesarse datos contenidos o derivados de comprobantes, como RUC, proveedor, descripción, categoría, plan de cuentas, contexto de uso y correcciones. En el copiloto también se procesan el mensaje enviado, un historial limitado de la conversación y el contexto funcional necesario para responder.

Algunas clasificaciones de alta confianza pueden aplicarse automáticamente y siempre pueden ser revisadas y corregidas. Financebit no presenta declaraciones, solicita devoluciones, firma ni envía comprobantes al SRI por una decisión autónoma de la inteligencia artificial. Las actuaciones con efectos tributarios requieren una acción expresa del usuario.

Las correcciones pueden mejorar las sugerencias del mismo RUC o espacio de trabajo y producir señales generales para mejorar Financebit. Otros usuarios no reciben acceso a los comprobantes, mensajes ni espacio de trabajo que originaron la corrección. Aplicamos medidas de minimización y separación para evitar que la mejora general revele información de un usuario a otro.

Financebit utiliza un proveedor tecnológico especializado para operar determinadas funciones de inteligencia artificial. Ese proveedor actúa bajo condiciones de tratamiento de datos, confidencialidad y seguridad, y puede operar fuera del Ecuador. ALEMCOGOLDEN S.A.S. mantiene desactivadas las opciones voluntarias de intercambio de contenido para entrenamiento general del proveedor y aplica controles contractuales y técnicos al uso del servicio.

Los resultados de la IA pueden ser incompletos o contener errores. Deben revisarse y no sustituyen asesoría contable, legal o tributaria. El usuario puede solicitar información, corrección, eliminación, oposición o revisión humana por los canales indicados en esta Política.

11. Proveedores y destinatarios

Para operar Financebit podemos compartir únicamente los datos necesarios con proveedores que prestan servicios de:

Los proveedores de pago pueden actuar como responsables independientes respecto de la autenticación del pagador, el instrumento de pago, la prevención de fraude y el cumplimiento de sus propias obligaciones. Financebit recibe la confirmación, referencia, importe y estado necesarios para habilitar o administrar el servicio, pero el usuario introduce los datos completos de tarjeta directamente en el entorno del proveedor habilitado.

También podremos comunicar información al SRI u otra autoridad cuando el usuario instruya una operación o cuando una norma u orden válida lo exija. No vendemos datos personales.

12. Uso de proveedores fuera del Ecuador

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar servidores, equipos de soporte o empresas relacionadas fuera del Ecuador. Esto significa que ciertos datos necesarios para prestar alojamiento, seguridad, correo o inteligencia artificial pueden almacenarse o procesarse desde otro país. No significa que los datos se vuelvan públicos ni que Financebit los venda.

ALEMCOGOLDEN S.A.S. evalúa a sus proveedores y adopta contratos, instrucciones, obligaciones de confidencialidad, medidas de seguridad y mecanismos exigibles conforme al papel de cada participante y a la legislación aplicable. La lista relevante se revisa cuando cambia un proveedor o su función.

13. Conservación y eliminación

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir las finalidades informadas y atender obligaciones legales o reclamaciones.

Situación Regla general
Cuenta y servicio activos Mientras se mantenga la relación y los datos sean necesarios para las funciones utilizadas
Prueba gratuita sin primer pago El acceso operativo se bloquea al terminar los ocho días. Los datos del espacio de prueba se eliminan dentro del mes siguiente, salvo que el usuario contrate antes de la eliminación o exista una obligación legal aplicable
Servicio pagado que vence sin renovación Durante los primeros tres meses se mantiene acceso de consulta y una exportación final de datos y documentos existentes, aunque se bloquean las funciones de descarga operativa y facturación
Más de tres meses sin pago Se bloquea el ingreso al espacio de trabajo. Si no existe reactivación, el espacio se elimina al cumplir doce meses desde el vencimiento
Registros contractuales, pagos, seguridad y cumplimiento Durante el período exigido por la normativa aplicable o necesario para atender auditorías, incidentes o ejercer y defender derechos

La eliminación del espacio de prueba comprende sus documentos y contenido. Para verificar la regla de una sola prueba por RUC y prevenir su repetición mediante otras cuentas o usuarios, ALEMCOGOLDEN podrá conservar separadamente un registro mínimo de elegibilidad compuesto por el RUC y las fechas de inicio y finalización de la prueba, con acceso restringido y únicamente mientras esta regla comercial permanezca vigente o exista una obligación legal aplicable.

Antes de las restricciones o eliminaciones previstas podrán enviarse avisos al correo registrado. La reactivación antes de la eliminación conserva el espacio según el plan habilitado.

Al finalizar el período de conservación, los datos serán eliminados de los sistemas activos. Las copias que permanezcan temporalmente en respaldos de seguridad serán aisladas, no se utilizarán para fines ordinarios y se eliminarán automáticamente conforme al ciclo técnico de respaldo aplicable.

La eliminación de la cuenta no anula comprobantes electrónicos que ya hayan sido emitidos y autorizados por el SRI ni obliga a una autoridad o tercero independiente a eliminar sus propios registros.

14. Seguridad y confidencialidad

Financebit implementa medidas técnicas, organizativas y contractuales orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información, atendiendo a la naturaleza de los datos y los riesgos del servicio.

Estas medidas incluyen, según corresponda, control de acceso por funciones, separación lógica entre espacios de trabajo, cifrado durante la transmisión y en reposo, protección de secretos y certificados, autenticación y gestión de sesiones, registro y monitoreo de operaciones relevantes, respaldos, continuidad, gestión de proveedores, compromisos de confidencialidad, evaluación de riesgos y respuesta a incidentes. Los controles se revisan y actualizan de acuerdo con los cambios del servicio y los riesgos identificados.

Ningún sistema conectado a internet puede garantizar riesgo cero. Si detectamos un incidente que afecte datos personales, aplicaremos el procedimiento de contención, evaluación y notificación que corresponda conforme a la legislación ecuatoriana.

El usuario debe proteger su contraseña, mantener seguros sus dispositivos, revisar las personas autorizadas en su cuenta y notificarnos inmediatamente cualquier uso no reconocido.

15. Tecnologías locales, métricas y cookies

Financebit utiliza almacenamiento local del navegador para mantener la sesión y recordar preferencias necesarias. También puede utilizar métricas técnicas orientadas a conocer rendimiento y uso agregado sin instalar cookies publicitarias de terceros.

En la configuración actual no utilizamos cookies no esenciales que requieran un panel de consentimiento independiente. Si incorporamos publicidad comportamental, píxeles, mapas, chats, botones de pago embebidos u otras tecnologías no esenciales, actualizaremos esta información y habilitaremos las opciones de consentimiento que correspondan antes de activarlas.

Los enlaces externos, por ejemplo a WhatsApp o a un proveedor de pagos, abren servicios administrados por terceros y quedan sujetos a sus propias políticas desde que el usuario decide acceder a ellos.

16. Derechos de las personas

Conforme a la legislación ecuatoriana, el titular puede solicitar, según corresponda:

La solicitud puede enviarse a ventas@financebit.ec indicando el derecho que desea ejercer, los datos que permitan localizar la cuenta y la información necesaria para verificar razonablemente la identidad o representación. Solicitaremos solo la información proporcional para evitar entregar o modificar datos de una persona equivocada.

Responderemos dentro de los plazos legales aplicables. Una solicitud puede estar sujeta a limitaciones previstas por la ley, por ejemplo cuando debamos conservar ciertos registros para cumplir una obligación o defender derechos; en ese caso explicaremos la razón.

Si los datos fueron incorporados por un usuario que actúa como responsable, la persona puede dirigirse primero a ese usuario. Financebit colaborará como encargado y también recibirá la solicitud para encauzarla correctamente.

El titular puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

17. Niños, niñas y adolescentes

Financebit no está dirigido a niños, niñas o adolescentes ni busca crear cuentas de menores. Si un usuario incorpora datos de una persona menor de edad porque son necesarios para una finalidad legítima, debe contar con la representación o fundamento exigido por la ley y aplicar protección reforzada.

18. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política cuando cambien las funciones, proveedores, tecnologías o requisitos legales. Publicaremos la nueva versión y su fecha de vigencia. Si el cambio afecta de manera sustancial el contrato o requiere una nueva autorización, lo comunicaremos y solicitaremos la acción correspondiente antes de aplicarlo.

Las versiones destinadas a aceptación o constancia de lectura se conservarán con su fecha y evidencia asociada.

19. Marco normativo y contacto

Esta Política se interpreta conforme a la legislación ecuatoriana aplicable, en especial:

Para cualquier consulta sobre esta Política o el tratamiento de datos personales:

ALEMCOGOLDEN S.A.S. — Financebit Qworks, Quicentro Shopping, tercer piso, junto al Banco Pichincha, Quito, Ecuador ventas@financebit.ec +593 96 419 7054