Versión 0.1 · Actualizada el 11 de septiembre de 2026
Anexo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales de Financebit
Este Anexo forma parte de los Términos y Condiciones de Financebit. Se aplica cuando el usuario utiliza Financebit para tratar datos personales de clientes, proveedores, trabajadores, representantes, receptores u otras personas para finalidades determinadas por el propio usuario.
1. Partes y roles
1.1 Responsable
El usuario o titular del espacio de trabajo actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales de terceros que incorpora, consulta, organiza, clasifica, descarga, genera o conserva mediante Financebit, cuando determina sus finalidades y medios esenciales.
En este Anexo, “titular” sin otra precisión significa la persona natural titular de datos personales. La expresión “Titular tributario” identifica únicamente el perfil del producto asociado a un RUC. Cada Titular tributario incorporado al espacio queda sujeto a este Anexo cuando mediante él se traten datos personales de terceros.
Si el usuario actúa por cuenta de otra persona o entidad, declara que posee representación, autorización o habilitación suficiente para impartir instrucciones en su nombre.
1.2 Encargado
ALEMCOGOLDEN S.A.S., RUC 1793220899001, prestador de Financebit, actúa como encargado respecto de esos tratamientos y procesará los datos siguiendo las instrucciones documentadas del responsable y este Anexo.
Contacto: ventas@financebit.ec Domicilio: Qworks, Quicentro Shopping, tercer piso, junto al Banco Pichincha, Quito, Ecuador Teléfono: +593 96 419 7054
1.3 Tratamientos propios de ALEMCOGOLDEN
ALEMCOGOLDEN actúa como responsable, y no como encargado, cuando determina las finalidades y medios para:
- crear y autenticar cuentas;
- administrar la prueba, planes, pagos y facturación del servicio;
- proteger Financebit, prevenir fraude y gestionar incidentes;
- cumplir obligaciones legales propias y atender reclamaciones;
- administrar soporte y comunicaciones;
- medir y mejorar la calidad general del servicio con una base legitimadora aplicable; y
- tratar señales generales derivadas de correcciones para mejorar Financebit, sin permitir que otros usuarios accedan al espacio de trabajo que las originó.
Estos tratamientos se regulan en la Política de Privacidad y no alteran el papel de encargado respecto del contenido que el usuario administra para sus propias finalidades.
2. Objeto del encargo
El responsable encarga a ALEMCOGOLDEN el tratamiento técnicamente necesario para proporcionar los módulos de Financebit, mantener el espacio de trabajo, facilitar las operaciones instruidas por el usuario, brindar soporte, proteger la información y ejecutar su devolución, exportación o eliminación.
El encargo no transfiere a ALEMCOGOLDEN la titularidad de los datos ni le permite utilizarlos para finalidades incompatibles. Financebit no vende los datos personales tratados por cuenta del usuario.
El plan puede incluir varios Titulares tributarios. El responsable declara, al vincular cada RUC, que cuenta con titularidad, autorización, representación o base legítima suficiente para administrarlo. ALEMCOGOLDEN mantendrá separación lógica entre la información, certificados, configuraciones y operaciones asociadas a cada RUC, sin perjuicio de los accesos que el propio responsable asigne a sus usuarios autorizados.
3. Duración
El encargo comienza cuando el usuario acepta los Términos y este Anexo y utiliza una función que involucra datos de terceros. Permanece vigente mientras ALEMCOGOLDEN trate esos datos para prestar el servicio y durante los períodos limitados de consulta, exportación, bloqueo, eliminación y respaldo previstos contractualmente.
Las obligaciones de confidencialidad, seguridad, cooperación, devolución, eliminación y responsabilidad que por su naturaleza deban continuar permanecerán vigentes después de terminar el contrato.
4. Naturaleza y operaciones del tratamiento
Según los módulos utilizados y las instrucciones del responsable, el tratamiento puede comprender:
- recepción, recolección o carga;
- registro, estructuración, organización y almacenamiento;
- consulta, búsqueda, visualización y comparación;
- clasificación, conciliación, cálculo y generación de sugerencias;
- corrección, actualización y vinculación;
- extracción, exportación, respaldo y recuperación;
- generación, firma y transmisión de comprobantes;
- comunicación a destinatarios instruidos o exigidos por la ley;
- restricción, bloqueo, eliminación o destrucción; y
- registros técnicos indispensables para seguridad, trazabilidad y soporte.
El tratamiento es electrónico y puede ser continuo mientras el espacio de trabajo permanezca activo.
5. Finalidades autorizadas
ALEMCOGOLDEN tratará los datos por cuenta del responsable exclusivamente para:
- prestar los módulos contratados;
- organizar clientes, proveedores, productos, movimientos, documentos y comprobantes;
- facilitar la descarga y carga de documentos que el usuario solicite desde su navegador;
- generar, firmar y enviar comprobantes cuando el usuario confirme la emisión;
- clasificar información y generar resultados o sugerencias revisables;
- conservar, consultar y exportar el espacio de trabajo conforme al plan;
- brindar soporte solicitado por el usuario;
- mantener seguridad, continuidad, respaldo y recuperación; y
- devolver, bloquear o eliminar los datos conforme a las instrucciones y al contrato.
ALEMCOGOLDEN no tratará los datos por cuenta del responsable para publicidad de terceros, comercialización de bases de datos o finalidades ajenas a Financebit.
6. Categorías de titulares
Los datos pueden referirse a:
- clientes y potenciales clientes del usuario;
- proveedores y sus representantes;
- emisores y receptores de comprobantes;
- trabajadores, contratistas o colaboradores cuando figuren en la información incorporada;
- representantes legales, contactos y usuarios autorizados;
- pagadores, beneficiarios o personas vinculadas con una transacción; y
- otras personas identificadas en documentos legítimamente administrados por el responsable.
7. Categorías de datos
Según la información que el responsable decida incorporar, pueden tratarse:
| Categoría | Ejemplos relacionados con Financebit |
|---|---|
| Identificación | Nombres, apellidos, cédula, RUC, razón social, firma o identificadores incluidos en documentos |
| Contacto y ubicación | Correo, teléfono, dirección y establecimiento |
| Tributarios | Comprobantes, autorizaciones, claves de acceso de documentos, retenciones, impuestos, estado y período |
| Financieros y crediticios | Movimientos, saldos, cuentas, presupuestos, cuentas por cobrar, formas de pago y datos contenidos en estados o comprobantes |
| Comerciales | Productos, servicios, cotizaciones, inventario, descripciones, cantidades, precios y relaciones con clientes o proveedores |
| Laborales o profesionales | Cargo, relación, actividad o información incluida legítimamente por el usuario |
| Técnicos y de trazabilidad | Identificadores, fecha, usuario que ejecutó una acción, resultado y registros necesarios de seguridad |
| Derivados | Categorías, conciliaciones, cálculos, clasificaciones, correcciones y resultados generados a partir de los datos |
Financebit no está diseñado para recopilar datos de salud, biométricos, orientación sexual, creencias, afiliación política u otras categorías sensibles ajenas a sus funciones. El responsable no deberá incorporarlos salvo que sean estrictamente necesarios, exista una base legitimadora válida y se hayan acordado las medidas adicionales correspondientes.
Los datos de niños, niñas, adolescentes, personas con discapacidad o fallecidas solo podrán incorporarse cuando sean necesarios para una finalidad legítima y el responsable cuente con representación, habilitación o fundamento legal suficiente.
8. Instrucciones documentadas
Constituyen instrucciones del responsable:
- los Términos, este Anexo y las condiciones particulares aceptadas;
- la configuración del espacio y los permisos otorgados;
- las cargas, selecciones, confirmaciones, correcciones, exportaciones y eliminaciones ejecutadas dentro de Financebit;
- las instrucciones enviadas mediante soporte por una persona autorizada; y
- las solicitudes adicionales aceptadas por escrito por ALEMCOGOLDEN.
La descarga asistida desde el SRI constituye una instrucción para el RUC, período y alcance seleccionados. El usuario inicia sesión directamente en el portal del SRI y la contraseña, cookies y token de esa sesión no se envían a los servidores de Financebit.
La confirmación de emisión constituye una instrucción específica para utilizar el certificado y firmar y enviar el comprobante indicado.
Si ALEMCOGOLDEN considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos u otra obligación aplicable, informará al responsable y podrá suspender su ejecución mientras se aclara o corrige, salvo que una norma prohíba comunicarlo.
9. Obligaciones del responsable
El usuario, como responsable, se obliga a:
- tratar e incorporar datos con una base legitimadora válida;
- comprobar que posee facultades suficientes para incorporar y administrar cada Titular tributario;
- proporcionar a los titulares la información exigida y obtener consentimiento cuando sea realmente necesario;
- respetar los principios de finalidad, minimización, exactitud, conservación, seguridad y transparencia;
- impartir instrucciones lícitas, claras y compatibles con los Términos;
- mantener actualizados los datos y eliminar los que ya no sean necesarios;
- atender los derechos de los titulares y comunicar a Financebit las acciones técnicas que requiera;
- controlar usuarios, permisos, dispositivos y credenciales de su espacio;
- confirmar que posee autorización para operar sobre un RUC ajeno;
- revisar los resultados, clasificaciones, cálculos y comprobantes antes de utilizarlos; y
- informar a ALEMCOGOLDEN sin demora sobre accesos no reconocidos, instrucciones erróneas o incidentes que puedan afectar los datos.
El responsable no debe entregar a Financebit la contraseña del portal del SRI ni enviarla por correo, chat o soporte.
10. Obligaciones de ALEMCOGOLDEN como encargado
ALEMCOGOLDEN se obliga a:
- tratar los datos solo conforme a instrucciones documentadas y para las finalidades autorizadas;
- mantener un registro adecuado de las actividades efectuadas como encargado cuando sea exigible;
- asegurar que quienes accedan a los datos estén sujetos a confidencialidad y reciban instrucciones apropiadas;
- aplicar medidas técnicas, organizativas, físicas, legales y administrativas acordes con el riesgo;
- limitar el acceso a las personas y proveedores que lo necesiten para prestar o proteger el servicio;
- colaborar con el responsable para atender derechos, incidentes, evaluaciones de riesgo, evaluaciones de impacto y consultas de autoridad;
- informar al responsable si recibe una orden vinculante para comunicar datos, salvo prohibición legal;
- mantener control sobre los subencargados y exigirles obligaciones equivalentes;
- permitir la devolución, exportación o eliminación conforme al contrato; y
- poner a disposición información razonable para demostrar el cumplimiento de este Anexo.
Si ALEMCOGOLDEN determinara finalidades y medios propios para un tratamiento distinto de los indicados, asumirá el papel y las obligaciones de responsable respecto de ese tratamiento.
11. Confidencialidad
ALEMCOGOLDEN mantendrá confidenciales los datos tratados por cuenta del usuario y no los divulgará salvo instrucción documentada, obligación legal u orden válida de autoridad.
El personal, contratistas y proveedores con acceso estarán sujetos a compromisos de confidencialidad que continuarán después de terminar su relación. El acceso se limitará por función y necesidad.
El responsable también deberá mantener confidencial la información de seguridad, accesos o documentación técnica que reciba y cuya divulgación pudiera afectar Financebit u otros usuarios.
12. Medidas de seguridad
ALEMCOGOLDEN mantiene un marco de medidas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos, considerando su naturaleza, volumen, contexto y riesgos.
Las medidas comprenden, según corresponda:
- autenticación, gestión de sesiones y control de acceso por función;
- separación lógica entre espacios de trabajo;
- cifrado en tránsito y en reposo donde resulte aplicable;
- gestión protegida de secretos, llaves y certificados;
- registro y monitoreo de operaciones relevantes;
- respaldo, restauración, continuidad y recuperación;
- desarrollo, revisión de cambios, corrección y gestión de vulnerabilidades;
- minimización, bloqueo y eliminación segura;
- gestión y evaluación de proveedores;
- procedimientos de respuesta a incidentes; y
- compromisos de confidencialidad y formación de las personas autorizadas.
Las medidas se revisarán de acuerdo con la evolución de Financebit y los riesgos identificados. Ninguna disposición de este Anexo representa una garantía de riesgo cero ni excluye la responsabilidad que corresponda por ley.
13. Proveedores tecnológicos autorizados
El responsable concede, mediante la aceptación electrónica de este Anexo, autorización general previa y escrita para que ALEMCOGOLDEN utilice proveedores especializados dentro de las siguientes categorías cuando sean necesarios para prestar Financebit:
| Categoría | Función relacionada con el encargo |
|---|---|
| Infraestructura tecnológica | Alojamiento, procesamiento, bases de datos, almacenamiento, respaldo y continuidad |
| Identidad y comunicaciones | Autenticación, verificación, correo transaccional y soporte |
| Entrega y operación web | Disponibilidad, distribución de la aplicación y métricas técnicas |
| Inteligencia artificial | Clasificación, copiloto y generación de sugerencias revisables |
Los proveedores de pago reciben únicamente los datos necesarios para procesar y verificar el cobro, como identidad del pagador, importe, medio de pago, referencia y estado de la transacción. Por el solo hecho de cobrar la suscripción no reciben los comprobantes, movimientos, respaldos ni demás contenido tributario del espacio de trabajo. El proveedor concreto se identifica al usuario antes del pago.
El SRI actúa como autoridad pública, fuente o destinatario independiente, no como proveedor contratado por Financebit.
ALEMCOGOLDEN impondrá a cada proveedor que actúe como subencargado obligaciones de protección equivalentes en lo pertinente y seguirá siendo responsable frente al usuario por el cumplimiento de sus obligaciones como encargado. La identidad de los proveedores activos se conserva en el inventario contractual interno y puede solicitarse a ventas@financebit.ec.
Si se incorpora o sustituye un proveedor que pueda tratar contenido del espacio de trabajo en una categoría o finalidad distinta de las informadas, Financebit lo comunicará previamente por medios electrónicos. La autorización general de este Anexo cubre cambios necesarios dentro de las categorías descritas, siempre que se mantengan garantías adecuadas. El responsable podrá presentar una objeción fundada en protección de datos. Si no existe una alternativa razonable, podrá terminar la renovación y exportar sus datos conforme al contrato.
14. Proveedores que pueden operar fuera del Ecuador
Algunos proveedores pueden operar servidores, soporte o empresas relacionadas fuera del Ecuador. Esto permite prestar funciones como alojamiento, seguridad, comunicaciones o inteligencia artificial y no significa que los datos sean públicos o se comercialicen.
El responsable autoriza ese procesamiento cuando sea indispensable para prestar las funciones contratadas. ALEMCOGOLDEN aplicará los instrumentos contractuales, análisis, medidas y garantías exigibles conforme a la legislación ecuatoriana y mantendrá información actualizada sobre las categorías de destinatarios y finalidades.
Los proveedores no podrán utilizar los datos para finalidades incompatibles ni procesarlos fuera de sus instrucciones y condiciones contractuales. El responsable puede solicitar información actualizada mediante ventas@financebit.ec.
15. Vulneraciones de seguridad
Si ALEMCOGOLDEN conoce una vulneración de seguridad que pueda comprometer datos tratados por cuenta del usuario, lo informará sin dilación indebida y, como máximo, dentro de dos días término desde que tenga conocimiento.
La comunicación incluirá progresivamente, en cuanto esté disponible:
- naturaleza y alcance conocido del incidente;
- categorías de datos y titulares potencialmente afectados;
- consecuencias o riesgos razonablemente previstos;
- medidas de contención, investigación y corrección;
- información disponible para atender obligaciones de notificación; y
- punto de contacto para seguimiento.
ALEMCOGOLDEN colaborará para que el responsable evalúe y cumpla las comunicaciones que le correspondan. Esta notificación no constituye reconocimiento automático de responsabilidad y no podrá retrasarse únicamente porque la investigación continúe.
El responsable notificará sin demora a ALEMCOGOLDEN cualquier incidente originado en sus usuarios, dispositivos, credenciales, instrucciones o sistemas conectados.
16. Derechos de los titulares
Cuando ALEMCOGOLDEN reciba directamente una solicitud vinculada con datos tratados por cuenta del usuario:
- verificará razonablemente su relación con el espacio de trabajo;
- informará al responsable dentro de dos días término;
- no responderá en nombre del responsable salvo autorización o deber legal; y
- aportará la información y acciones técnicas razonablemente necesarias para que el responsable atienda la solicitud dentro del plazo legal.
La asistencia puede comprender búsqueda, acceso, exportación, rectificación, actualización, oposición, suspensión, portabilidad, revisión humana, bloqueo o eliminación, siempre que resulte aplicable y técnicamente posible.
El responsable conserva la obligación principal de analizar la legitimidad de la solicitud y responder al titular cuando actúe como responsable.
17. Evaluaciones, consultas y auditorías
ALEMCOGOLDEN proporcionará información razonable para que el responsable evalúe los riesgos del tratamiento y, cuando resulte exigible, realice una evaluación de impacto o consulta a la autoridad.
El responsable podrá solicitar documentación de cumplimiento o una auditoría razonable. Se priorizarán informes, certificaciones, cuestionarios y evidencia documental para evitar exponer secretos, datos de otros usuarios o medidas cuya divulgación incremente el riesgo.
Las inspecciones directas deberán tener alcance proporcional, aviso razonable y coordinación previa, y no podrán afectar la seguridad o continuidad del servicio. Salvo incidente relevante, requerimiento de autoridad o incumplimiento fundado, no se realizarán de manera repetitiva o innecesaria. Cada parte asumirá sus costos, salvo que se demuestre un incumplimiento atribuible a ALEMCOGOLDEN o la ley disponga algo distinto.
18. Devolución, exportación y eliminación
Mientras el servicio esté activo, el responsable podrá utilizar las funciones disponibles o solicitar asistencia razonable para consultar, corregir y exportar sus datos.
Al terminar el encargo se aplicará el siguiente ciclo:
| Situación | Devolución o eliminación |
|---|---|
| Prueba sin primer pago | Bloqueo operativo al terminar ocho días y eliminación del espacio dentro del mes siguiente, salvo contratación o excepción legal |
| Servicio pagado vencido | Consulta y exportación final durante tres meses; bloqueo de ingreso posterior; eliminación del espacio a los doce meses desde el vencimiento si no se reactiva |
| Solicitud válida durante una cuenta activa | Exportación, eliminación o bloqueo conforme a la instrucción, capacidad técnica, derechos de terceros y obligaciones legales aplicables |
| Datos sujetos a obligación legal o defensa de reclamaciones | Conservación separada y bloqueada durante el período estrictamente necesario |
Al finalizar el período, los datos se eliminarán de los sistemas activos. Las copias que permanezcan temporalmente en respaldos se mantendrán aisladas, no se usarán para fines ordinarios y se eliminarán automáticamente conforme al ciclo técnico aplicable.
La eliminación no obliga al SRI, proveedores de pago u otros responsables independientes a suprimir sus registros, ni anula comprobantes electrónicos ya emitidos y autorizados.
19. Responsabilidad y derecho de repetición
Cada parte responderá por el incumplimiento de las obligaciones legales y contractuales que le sean atribuibles. Si una parte debe asumir frente a un titular, autoridad o tercero consecuencias originadas directamente por el incumplimiento imputable a la otra, podrá ejercer los derechos de repetición o reparación reconocidos por la legislación aplicable.
Este Anexo no contiene exenciones generales, no traslada al usuario la responsabilidad por fallas imputables a ALEMCOGOLDEN y no limita derechos irrenunciables de los titulares o consumidores.
20. Requerimientos de autoridad
ALEMCOGOLDEN comunicará datos cuando exista instrucción válida del responsable, obligación legal u orden de autoridad competente. Cuando la ley lo permita, informará al responsable antes de la comunicación y limitará la entrega a la información exigida.
Las solicitudes de autoridades deberán canalizarse y registrarse con trazabilidad y control de acceso.
21. Prevalencia y modificaciones
En asuntos de tratamiento por encargo, este Anexo prevalece sobre disposiciones generales contradictorias de los Términos. La Política de Privacidad regula los tratamientos en los que ALEMCOGOLDEN actúa como responsable.
Las modificaciones del Anexo se identificarán mediante versión y fecha. Si afectan materialmente las instrucciones, finalidades, categorías de datos, subencargados o derechos, se informarán previamente y se solicitará una nueva aceptación cuando corresponda.
22. Aceptación y evidencia
El usuario acepta este Anexo como parte de los Términos y Condiciones mediante la casilla contractual del registro o contratación. No requiere una casilla separada, siempre que el enlace esté disponible antes de aceptar y el Anexo se identifique como integrante del contrato.
ALEMCOGOLDEN conservará cuenta, RUC, fecha, hora, versión, texto o huella de la versión y acción afirmativa. La aceptación también documenta la autorización general previa para las categorías de proveedores indicadas en la sección 13.
23. Ley aplicable y contacto
El Anexo se rige por la legislación ecuatoriana, en particular:
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;
- Reglamento General a la LOPDP; y
- Resolución SPDP-SPD-2026-0009-R sobre datos personales e inteligencia artificial;
- Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R sobre transferencias o comunicaciones nacionales e internacionales; y
- Resolución SPDP-SPD-2025-0006-R sobre cláusulas de protección de datos en contratos.
Para instrucciones, derechos o consultas relacionadas con este Anexo:
ALEMCOGOLDEN S.A.S. — Financebit ventas@financebit.ec +593 96 419 7054